Výběrové řízení vs. Poptávkové řízení: Klíčové rozdíly a využití

Na úvod článku si pojďme udělat základní shrnutí termínů v oblasti výběru dodavatelů.

• Zadávací řízení je postup výběru dodavatele v režimu Zákona 134/2006 o zadávání veřejných zakázek (dále „Zákona“).
• Zakázka malého rozsahu je postup výběru dodavatele mimo režim Zákona, ale s dodržením základních zásad dle § 6 Zákona.
• Výběrové řízení je postup výběru dodavatele mimo režim Zákona, nejčastěji v režimu metodik pro výběr dodavatele jednotlivých dotačních programů.
• Poptávkové řízení nemá žádné formalizované vyjádření, jedná se o „soukromoprávní institut“, v rámci kterého je prokázáno, že byla zakázka zadána hospodárně, ať už z jakýchkoliv důvodů.

V našem článku se detailněji zaměříme na představení posledních dvou režimů, tedy výběrového a poptávkového řízení, které jsou relevantní pro většinu zadavatelů z kategorie soukromých firem.

Co je výběrové řízení?

Výběrové řízení je formální proces, který slouží k výběru nejvhodnějšího dodavatele na základě konkrétních kritérií. Cílem je zajistit, že nákup bude transparentní, efektivní a výhodný z hlediska ceny, kvality a podmínek.

Hlavní charakteristiky výběrového řízení:

1. Formálnost a strukturovanost – Proces bývá přísně formální a často zahrnuje několik fází, jako je příprava zadávacích podmínek, jejich uveřejnění, nebo odeslání dodavatelům , příjem nabídek, jejich hodnocení, posouzení, zaprotokolování a nakonec výběr nejvhodnější.
2. Transparentnost – Výběrové řízení je regulováno metodikou, která zajišťuje férovost a transparentnost celého procesu.
3. Přesně definovaná kritéria – Zadavatelé stanoví přesná hodnotící kritéria (např. cena, kvalita,), a kvalifikační požadavky na dodavatele (základní, profesní, technické), podle kterých hodnotí nabídky a posuzuje způsobilost dodavatele.
4. Dlouhý proces – Výběrové řízení může být časově náročné kvůli nutnosti dodržovat různé formality včetně odpovědí na žádosti o vysvětlení nebo nutnosti provádět podrobné hodnocení.
5. Otevřenost – Veřejná výběrová řízení jsou zpravidla (vyjma uzavřených výzev) otevřená širšímu okruhu dodavatelů prostřednictvím uveřejnění na profilu zadavatele, kteří mají možnost podávat své nabídky.

Výběrové řízení je nezbytné realizovat, pokud k tomu zadavatele nutí metodika dotačních programů, ze kterých má spolufinancovaný projekt. Příkladem může být rekonstrukce kotelny nebo  výběr dodavatele na vyhotovení projektové dokumentace a energetického posudku.

Co je poptávkové řízení?

Poptávkové řízení je méně formální proces, kterým zadavatel zjišťuje ceny a podmínky od různých dodavatelů. Tento proces se nejčastěji používá v soukromém sektoru, kdy si firma potřebuje vybrat nejlepšího dodavatele.

Hlavní charakteristiky poptávkového řízení:

1. Nižší formálnost – Proces bývá méně strukturovaný, nepodléhá regulaci zákona ani metodik a nevyžaduje tolik formálních kroků jako výběrové řízení.
2. Rychlost – Poptávkové řízení je obecně rychlejší a flexibilnější, což umožňuje firmám rychle získat informace a nabídky od dodavatelů.
3. Menší projekty – Obvykle se používá pro menší nákupy či služby, které nevyžadují složité právní procesy nebo kde je rozhodující cena.
4. Uzavřenost – Firmy často osloví konkrétní dodavatele, se kterými již spolupracovaly, nebo si vybírají na základě předchozích referencí.

Poptávkové řízení je ideální pro situace, kdy firma potřebuje rychle získat několik nabídek a nevyžaduje tak přísnou transparentnost jako u výběrového řízení. Příkladem může být výběr dodavatele fotovoltaiky.

Rozdíly mezi výběrovým a poptávkovým řízením

Závěr

Výběrová i poptávková řízení jsou klíčové nástroje pro firmy a organizace, které usilují o získání nejlepších nabídek od dodavatelů.

Výběrové řízení se zaměřuje na maximální transparentnost, přísná kritéria, formalitu s ohledem na podmínky dotačního programu.

Poptávkové řízení nabízí rychlost, flexibilitu a optimalizaci výběru plnění a dodavatele dle specifických potřeb zadavatele, za účelem dosažení maximální efektivity a hospodárnosti.

Správná volba mezi těmito dvěma procesy závisí na specifických podmínkách a potřebách zadavatele. Pro konkrétní příklady využití poptávkového nebo výběrového řízení se podívejte na naše případové studie.