Případová studie – Využívání kontrolního formuláře pro správné plnění smluvních podmínek

Kontrolní formulář plnění smluvních podmínek

Po realizaci výběrového řízení klientům připravujeme kontrolní formulář, dle kterého je žádoucí hlídat realizaci projektu, a to ze dvou důvodů:

1. Abyste mohli na dodavateli nárokovat případné sankce za chybné nebo pozdní plnění.
2. V případě, že je váš projekt dotován, je potřeba dodržovat podmínky výběrového řízení, tak aby:
   a) nedocházelo ke zvýhodnění dodavatele,
   b) docházelo k naplňování projektu dle smlouvy s poskytovatelem dotace.

Podívejme se, jak může realizace projektu vypadat, pokud kontrola realizace probíhá až ex-post, nikoliv průběžně/předběžně. Předmětem projektu bylo dodání nového stroje do provozovny objednatele.

Postup realizace projektu

1. Byl vybrán nejvhodnější dodavatel.
2. K podpisu smlouvy došlo o několik dní později, než byl původní plán, to však ničemu nevadí.
3. Po podpisu smlouvy byla vystavena první faktura, v souladu se smlouvou.
4. Následně došlo k předání místa plnění, v souladu se smlouvou.
5. Dle smlouvy mělo dojít k dodání předmětu plnění nejpozději do 30. 11. 2023, reálně však bylo dílo předáno až 28. 02. 2024.
6. Druhá faktura byla dodavatelem vystavena dle původního plánu, nicméně dle smlouvy mohla být vystavena až po dodání.
7. Třetí faktura byla dodavatelem vystavena dle původního plánu, nicméně dle smlouvy mohla být vystavena až po ukončení zkušebního provozu.

Problémy způsobené chybnou realizací

1. Faktury byly dodavatelem vystavovány dříve, než bylo dle smlouvy možné, objednatel je uhradil. Vzhledem k tomu, že je na projekt poskytována dotace, je očekávaná sankce za zvýhodnění dodavatele.
2. To stejné platí, pokud nebude po dodavateli nárokována sankce za pozdní dodání, tak jak stanovuje smlouva.

Ex-post náprava

1. Objednatel by měl nárokovat po dodavateli sankce za pozdní dodání, tím eliminuje riziko krácení poskytované dotace a zároveň tímto snižuje celkové náklady projektu.
2. Teoreticky může proběhnout dobropisování uhrazených faktur a jejich nové vystavení. Otázkou je, jak na tento krok bude nahlížet kontrolní orgán dotace, jelikož dodavatel byl tak i tak zvýhodněn dřívějším přijetím a držením peněz.

Závěrečné shrnutí

Z případové studie je patrná důležitost průběžné kontroly realizace projektu a všech parametrů zakázky. Našim klientům proto vždy doporučujeme posílat veškerou dokumentaci předem, ať je možné ji zkontrolovat a na případné problémy ihned reagovat.

Část problémů se dá napravit i později, ale řešením strávíte daleko více času, než při průběžné kvalitní kontrole.

Vzorový formulář si můžete stáhnout níže, upozorňujeme však, že každá zakázka je jiná a je potřeba hlídat její specifické parametry.

Za tým Výběrové-řízení.info, Mgr. Luboš Novosad, specialista veřejných zakázek.